שולחן עבודה מבולגן – ראש מבולגן

בשבוע האחרון שאלו אותי מספר אנשי ונשות עסקים איך להגדיל את העסק שלהם. התשובה שלי בכל פעם היתה: "איך נראה שולחן הכתיבה שלכם?" איש מהם לא הסכים לענות לי. במקביל, התחלתי אני לתאר אותו עבורם. הם היו מופתעים מהקלות שבה עשיתי זאת. הסברתי להם בפשטות ששולחן הכתיבה שלהם מייצג את מה שמתחולל בראשם.

כל אחד מבעלי ובעלות העסקים האלה לווה כסף כדי להצליח בעסק שלו, והם היו חייבים ליצור תוכנית להחזרת הכסף לבנק. הכל נראה טוב על הנייר, עד שהגיע הרגע ליישם את התוכנית. האם זה לא מה שקורה גם לנו? אחרי הכל, האם הבית שלנו איננו העסק וההשקעה העיקרית שלנו? יש לנו רעיונות מזהירים ואנחנו מסתערות על הבית בניסיון ליישם את כולם בבת אחת, עד שאנחנו מתעייפות, נשחקות ונשברות. השאלה היא, איך נוכל למצוא את האיזון וכוח ההתמדה? המפתח להצלחה הוא להתחיל בקטן.

עלייך לפרק את התוכנית הגדולה לחלקיה, ואז לייסד הרגלים פשוטים שחוזרים עליהם מדי בוקר, צהריים וערב, כדי לעזור לך לא לאבד את התמונה הכוללת. הכל נשמע טוב ויפה, אבל כשמגיעים לשלב היישום, יש משהו שעומד בדרכך. זהו הבלגן הנמצא על שולחן העבודה שלך ועל כל משטח פנוי בביתך ובמשרדך. הבלגן הזה בדיוק מתחולל גם במוחך. אנחנו חייבות להשקיט את הבלגן כדי למקד את מחשבותינו.

פנו את משטח העבודה ותנו למחשבות לזרום

שיעורי הבית שנתתי ליזמים וליזמות שהתייעצו איתי היו לפנות את משטח שולחן העבודה שלהם, ולעשות זאת מיד. זה בדיוק מה שאנו עושות כאשר אנו מבריקות את הכיורים שלנו. הוציאו את כל הכלים אל מחוץ לכיור וערמו אותם על הרצפה, אם אין לכן ברירה אחרת. אני הנחיתי את היזמים לקחת את ערימות הנייר מהשולחן ולהניח אותן על הרצפה. לא היה לי אכפת אם ישימו אותן בקופסה או לא, הם פשוט היו חייבים לפנות את הבלגן משולחנות הכתיבה שלהם. רציתי שאפשר יהיה לראות רק את משטח העץ העליון של השולחן. הבלגן גורם למוח למשוך אותנו לכיוונים שונים בו זמנית. לעולם לא תצליחי לחרוש שדה אם הסוסים מושכים לשני כיוונים שונים. הגיע הזמן לחבוש את כיסויי העיניים ולהשתמש בכל כוח המוח שלך לטיפול בדבר אחד בכל פעם. אם תבלי רק 15 דקות ביום כשאת חורשת בערימות האלה, תיפטרי בסופו של דבר מן הבלגן שלך.

הבלגן גורם למוח למשוך אותנו לכיוונים שונים בו זמנית. צילום: Able Stock

המשימה הבאה שנתתי להם, היתה להשיג טיימר ולהניח אותו על שולחן העבודה שלהם. אחר-כך ביקשתי מהם לקחת מחברת, לרשום בה רעיונות שעולים בראשם ולשים אותה בצד השולחן הקרוב ביותר ליד הכותבת שלהם. המחברת הזו תשמור עלינו מפני רעיונות מבריקים שיסיחו את דעתנו. כל שעלינו לעשות הוא לשרבט אותם במחברת ואז לחזור למה שעבדנו עליו. אנחנו נשים יצירתיות מאוד ואיננו רוצות לדכא את היצירתיות הזו. אנחנו רוצות למקד אותה, כדי שנוכל לראות בסופו של דבר איך הרעיון מבשיל ונושא פרות.

הנחיתי אותם לכוון את הטיימר שלהם ל-15 דקות, ואז ביקשתי מהם לקחת פיסת נייר ולכתוב בה רשימה בת שלושה שלבים של הדברים שעליהם לעשות מדי בוקר כדי לפתוח את יום העבודה שלהם. בהמשך ביקשתי מהם להכין רשימה בת שלושה שלבים לשעות הצהריים, ולבסוף רשימה בת שלושה שלבים לסיום העבודה. אמרתי להם שאסור לרשימה לכלול יותר משלושה שלבים שבהם מתחילים כל חלק של היום. אלה יהיו השגרות היומיות שלהם. כל פריט ברשימת שלושת השלבים שלהם הוא הרגל שהיה עליהם לתרגל מדי יום כדי לתחזק את העסק שלהם.

התוכנית השבועית כמפתח להצלחה

כדי לגרום לעסק לגדול הנחיתי אותם לפתח תוכנית שבועית ולהשתמש בה. לכל אחד מאתנו יש דברים שעלינו לעשות מדי שבוע כדי לשמור על תפקוד הבית, וזה נכון גם בעסקים. עליכן לעבוד על פרויקטים תוך שאתן משקיעות זמן כדי לשמור על מלאי מספיק, לשלם חשבונות, לדבר עם העובדים, לקבוע פגישות וגם (בל נשכח את החלקים המהנים שבעסק) להיות יצירתיות ולתכנן פרויקטים עתידיים.

בקשה נוספת שהייתה לי מבעלי העסקים היתה ליצור רשימה של ימות השבוע, וליד כל יום לכתוב את הפרט שבו יתמקדו באותו יום. אין פירוש הדבר שעליכן לבלות את כל היום בהתמקדות בפרט זה, אלא שעליכן לפנות עבורו פרק זמן מסוים באותו יום. עבורי פרק זמן זה הוא שעות הבוקר. בזמן זה אני מטפלת במה שעליי לטפל, וכך מתפנה לי זמן לבלות אחר הצהריים.

עכשיו מגיע החלק הקשה של המשימה, חלק שאנחנו חייבות לעשות ולא רק לחשוב עליו. המשימה היא לבסס את ההרגל של פינוי שולחן העבודה שלנו מדי ערב, והתחלת היום החדש במרחב פנוי שבו נוכל לחשוב. יצרתי יומן ניהול משרדי שאפשר להוריד בחינם מהאתר שלי, שיעזור לכן להתחיל את התהליך מיד. אבל קודם עליכן להתחיל בצעד הראשון: לפנות את שולחן העבודה!

באתר של הפליי ליידי יש תיבת חיפוש של גוגל. חפשו בה את יומן הניהול - “Office Control Journal".

לעזרה נוספת בהתגברות על הברדא"ק, פנו אל אתר האינטרנט של פלייליידי והצטרפו חינם לקבוצת ההדרכה שלה, בכתובת www.FlyLady.net, או אל ספרה, Sink Reflections, בהוצאת בנטאם.

הזכויות שמורות למרלה סילי, 2006.